Dokumentenmanagement
revisionssichere Archivierung für eRechnungen uvm. mit EcoDMS
Dokumente revisionssicher archivieren – und in Sekunden wiederfinden
Mit ecoDMS ONE machen Sie Ihr Unternehmen fit für die E-Rechnung. GoBD-konform, DSGVO-konform und zu einem fairen Preis.
Als Premium Reseller Partner aus Bamberg begleiten wir Sie von der Beratung bis zum laufenden Betrieb.
e-Rechnung: Archivieren Sie schon richtig?
Die e-Rechnung ist da - und mit ihr neue Pflichten für die Ablage
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird der Versand für viele Betriebe Pflicht, ab 2028 für alle im inländischen B2B-Geschäft.
Eine E-Rechnung ist kein gewöhnliches PDF: Sie enthält strukturierte Daten im XML-Format, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD.
Genau dieser strukturierte Teil muss unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden – acht Jahre lang. Ausdrucken und abheften reicht nicht mehr. Auch ein E-Mail-Postfach ist kein revisionssicheres Archiv.
Mit EcoDMS sind Sie auf der sicheren Seite:
- E-Rechnungen werden automatisch aus Postfächern und Ordnern übernommen und im Originalformat archiviert.
- Jede Änderung erzeugt eine neue Version – das Original bleibt unverändert erhalten.
- Aufbewahrungsfristen lassen sich hinterlegen, damit nichts zu früh gelöscht wird.
- Bei einer Betriebsprüfung finden Sie jeden Beleg per Volltextsuche in Sekunden.
- Prüf- und Freigabeschritte werden mit Name, Datum und Uhrzeit protokolliert.
Die Bausteine im Detail
ecoDMS - das digitale Archiv
Alle Dokumente an einem Ort, revisionssicher und schnell gefunden
Mit ecoDMS organisieren Sie Dokumente, Belege und Rechnungen in einer zentralen digitalen Ablage. Ob Scan, Office-Datei, E-Mail oder Bild: Alles landet in einem System. Die automatische Texterkennung macht jedes Dokument per Volltext durchsuchbar – auch wenn Sie nur ein Schlagwort kennen.
Jede Bearbeitung erzeugt eine neue Version, der Stand bleibt jederzeit belegbar. Zugriffsrechte steuern Sie klar nach Abteilung oder Person. So sind Ihre Unterlagen bei Prüfungen und Audits sofort verfügbar.
WORKZ Add-on - Abläufe automatisieren (Workflow)
Ihr Team arbeitet, die Ablage erledigt sich von selbst
- Alles liegt automatisch im richtigen Ordner: Dateien und E-Mails aus Postfächern und Verzeichnissen werden automatisch importiert und klassifiziert. Wenn Ihr Team morgens startet, ist alles vom Vortag abgelegt.
- Aufgaben laufen strukturiert durchs Team: Muss eine Rechnung geprüft oder freigegeben werden, erhält die zuständige Person eine Aufgabe in ecoDMS. Nach Erledigung geht das Dokument automatisch weiter.
- Jeder Schritt wird protokolliert: Prüfung, Freigabe und Kenntnisnahme werden per digitalem Stempel mit Name, Datum und Uhrzeit festgehalten.
ecoMAILZ - Emails rechtssicher archivieren
Nachweise in Sekunden, auch nach Jahren
Geschäftliche E-Mails und ihre Anhänge werden automatisch archiviert. Sie bleiben vollständig auffindbar, auch wenn Postfächer bereinigt werden oder Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. So erfüllen Sie Ihre Aufbewahrungspflichten und liefern bei Rückfragen sofort den passenden Nachweis.
Passt in Ihre Systemwelt!
Schnittstellen, Plattformen, Hosting
Die ecoDMS API steht unlimitiert zur Verfügung. So binden wir ecoDMS an Ihre bestehenden Systeme an – Dokumente und Informationen aus ERP, CRM oder Warenwirtschaft fließen direkt in Ihre Prozesse ein.
Besonders interessant für Business-Central-Kunden: Als Microsoft-Dynamics-Partner verbinden wir ecoDMS nahtlos mit Ihrem Business Central oder NAV. Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Aufträge sind dann direkt aus dem ERP heraus abrufbar.
Optionale Schnittstellen (Auswahl): Microsoft Dynamics NAV / Business Central, Büro+, DATEV, Lexware, Sage, SAP
- Plattformübergreifend: Windows, Linux, macOS und NAS – am Desktop und mobil nutzbar.
- Hosted ecoDMS: Betrieb im deutschen Rechenzentrum. Sie brauchen keine eigene Server-Hardware.
FAQ - Häufige Fragen
Nein. Ein Postfach ist nicht revisionssicher: E-Mails können gelöscht oder verändert werden. ecoDMS archiviert E-Rechnungen unveränderbar im Originalformat.
Nein. Maßgeblich ist der strukturierte XML-Teil der Rechnung. Er muss elektronisch und unverändert aufbewahrt werden.
Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen acht Jahre aufbewahrt werden. In ecoDMS hinterlegen Sie diese Frist direkt.
Nein. Mit Hosted ecoDMS läuft die Lösung in einem deutschen Rechenzentrum. Alternativ installieren wir ecoDMS auf Ihrem Server oder NAS.
Ja. Über die unlimitierte API und fertige Schnittstellen, etwa zu Business Central, DATEV, Lexware, Sage oder SAP.
Ja. ecoDMS ist bewusst günstig und wächst mit Ihrem Unternehmen – vom kleinen Betrieb bis zum Mittelstand.
Bereit für die E-Rechnung? Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie ecoDMS in Ihr Unternehmen passt. Wir beraten Sie persönlich und unverbindlich – gern auch mit einer Live-Demo.
Gerne können Sie auch auf der Homepage von ecoDMS weitere Informationen einsehen.
